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Assistant de Direction et de Pôle h/f

N° de l'offre : 0AG* - Assistant de pôle
Publié le 02/01/2019

Résumé

Mond’Arverne Communauté, communauté de communes située au sud de Clermont-Ferrand agit au quotidien pour développer son territoire et apporter un service de proximité aux habitants.
La collectivité est constituée de 3 pôles : Développement, Services à la Population et Ressources Internes. Pour ce dernier, qui est également le siège de la collectivité, nous recherchons un(e) Assistant de Pôle et de Direction h/f. Placé(e) sous l’autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez les missions d’assistant du pôle ressources internes et les missions d’assistant de la direction générale.
Poste à 35h hebdomadaire basé à Veyre-Monton – Filière Administrative Catégorie C.

CDD – 10 mois

Missions

Missions Principales :
1. Administratif
– Assure l’exécution de tâches administratives à la demande du DGS.
– Assure la gestion du courrier entrant de l’ensemble de la collectivité et sa bonne transmission aux services.
– Saisit et frappe de courriers et de rapports.
– Conception et mise à jour de bases de données.
– Assure l’archivage des documents.
– Accueille et renseigne les partenaires sur place ou par téléphone.
– Contribue à la circulation de l’information au sein de l’ensemble des équipes du pôle.
2. Assistance
– Assure la circulation de l’information entre le siège de la collectivité et les services.
– Rédige les notes à partir d’instructions orales ou manuscrites et les diffuse.
– Centralise les dossiers techniques en amont des réunions et rendez-vous.
– Participe à des missions en délégation des services
– Suit les stocks et les commandes de fournitures.
Prise en charge de l’organisation matérielle :
– Assure le planning des rendez-vous et des réunions de travail.
– Prépare et organise les différentes réunions institutionnelles : convocations, préparation des dossiers préalables, réservation des salles.
3. Accueil physique et téléphonique
Accueil physique
– Accueille, renseigne et oriente les visiteurs vers le bon interlocuteur ou transmet des informations.
– Accueille les participants aux réunions ou manifestations dans les locaux.
Accueil téléphonique
– Assure la tenue du standard.
– Reçoit et transmet les appels téléphoniques en interne ou oriente le cas échéant les demandes vers les services ou organismes compétents.

Profil recherché

– Maitrise de l’environnement territorial et institutionnel
– Gestion administrative, rigueur et discrétion
– Techniques d’accueil.
– Respect des procédures et délais, sens de l’organisation et de l’anticipation, réactivité, écoute.

Informations sur le contrat

Poste à pourvoir dès que possible.

CDD 10 mois – temps plein.

En savoir +

Chloe PALADINI – rh@mond-arverne.fr

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MonsieurMadame
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Lettre de motivation (pdf < 5Mo)

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